Der Corona-Shutdown als Chance für die interne Kommunikation

Seit einigen Wochen verändert die Corona-Pandemie die Arbeitswelt: Homeoffice, Kurzarbeit, Produktionspausen und weitere Maßnahmen wurden von vielen Unternehmen eingeleitet. Die durch die Ausnahmesituation hervorgerufenen Veränderungen stellen erhöhte Anforderungen an eine strukturierte interne Kommunikation. Das oberste Ziel ist es, alle Mitarbeiter informiert zu halten und (emotional) verbunden zu bleiben. Wie das gelingen kann und was die Führungsebene momentan mehr denn je beachten sollte, erfahren Sie in diesem Praxistipp.

Desk-Mitarbeiter und Non-Desk-Mitarbeiter erreichen

Wenn wir aktuell über interne Kommunikation sprechen, haben wir meist als Erstes das Bild von einem Team im Homeoffice vor Augen. Und zugegeben erfährt diese neue Form der Arbeit aktuell mehr Zuspruch und Akzeptanz denn je – sowohl von Mitarbeiter/innen als auch seitens der Führungsebene. Denn schnell zeigt sich: Wenn die richtige Infrastruktur geschaffen ist – d.h. Ausstattung mit entsprechender Hard- und Software inklusive digitaler Kommunikationstools sowie einem sicheren Zugriff auf den Firmenserver – kann die Arbeit wie im Büro erledigt werden. Der Austausch im Team, Führung und selbst das Onboarding neuer Mitarbeiter/innen ist digital möglich. Allerdings wird schnell deutlich, dass die räumliche Trennung neue Anforderungen an die interne Kommunikation stellt. Wann und wie werden digitale Meetings abgehalten, in welcher Form werden neue und vielleicht auch negative Meldungen verkündet, wie können neue Kollegen eingearbeitet werden?

Eine etwas anders gelagerte Kommunikation muss erfolgen, wenn ein Teil oder Großteil der Belegschaft über keinen PC-Arbeitsplatz verfügt. Mitarbeiter/innen in der Produktion, auf Baustellen, im Gesundheitswesen oder öffentlichen Nahverkehr haben selten oder gar keinen Zugriff auf einen Rechner. Hier muss der Arbeitgeber nicht nur sämtliche Vorkehrungen treffen, um für die höchstmögliche Sicherheit am Arbeitsplatz zu sorgen, sondern er hat diese Inhalte auch regelmäßig und verständlich ins Team zu tragen und Rückfragen zu klären. In diesem Fall muss die Kommunikation andere Wege finden – größtenteils kann sie über die mittlere Führungsebene erfolgen.

Work. Lead. Communicate – die Rolle der Führungsebene

Interne Kommunikation ist per se ein Thema für die Führungsebene bzw. ist Kommunikation ein zentraler Erfolgsfaktor guter Führung. Bei einer Krise im Ausmaß der Corona-Pandemie ist es wichtig, dass das Top-Management eingebunden wird und Gesicht zeigt. Das gilt insbesondere für übergeordnete Informationsthemen und perspektivische Ausblicke, die das gesamte Unternehmen betreffen. Aber auch die mittlere Führungsebene, also Team-Leiter, müssen in die Pflicht genommen und von der Relevanz guter Kommunikation im Team für den Erfolg der Unternehmung überzeugt werden. Und Überzeugung ist in diesem Zusammenhang ein zentrales Stichwort, denn interne Kommunikation kann nicht verordnet werden. Sie muss sowohl vom Management als auch den Mitarbeitern gewollt und gelebt werden. Deswegen haben die Unternehmen, die schon vor Corona eine relevante und gute interne Kommunikationsstruktur aufgebaut haben, in der aktuellen Situation einen großen Akzeptanz-Vorteil.  

Wahl des richtigen Kanals: interne Kommunikation wird insgesamt digitaler

Je nach Unternehmen, Branche und Mitarbeiterstruktur gibt es zahlreche Möglichkeiten, über welche Kanäle die Kommunikation ausgesteuert werden kann. Grundsätzlich ist festzustellen, dass die interne Kommunikation immer digitaler und dialogorientierter wird. Während anfänglich der Sendemodus im Vordergrund stand, rücken gerade in der jüngsten Vergangenheit die Möglichkeiten des Austausch-Modus in den Fokus. Bei der Auswahl der Kanäle ist zu berücksichtigen, dass die Non-Desk-Mitarbeiter nicht außen vorgelassen werden. Dies kann garantiert werden, indem beispielsweise mindestens der Teamleiter mit einem mobilen Endgerät ausgestattet wird und morgens die neuesten Themen an seine Mitarbeiter weitergibt.

Gerade bei größeren Unternehmen haben sich ein gut strukturiertes Intranet und Apps bewährt. Viele interne Kommunikatoren stellen fest, dass die Zugriffszahlen auf diese Kanäle in der Krise enorm angestiegen sind, was ein Beleg dafür ist, dass Mitarbeiter einen erhöhten Informationsbedarf haben. Aber auch der E-Mail-Newsletter ist ein bereits gelerntes Tool und stellt sicher, dass aktuelle Informationen im Push-Modus an die Belegschaft gesendet werden. Laut einer aktuellen Studie liegt der Newsletter bei vielen internen Kommunikatoren noch immer noch auf Platz 1, dicht gefolgt vom Intranet. Bei besonders relevanten Informationen besteht hier die Möglichkeit, eine Sendebestätigung anzufordern.

Diese Formate schaffen aktuell besonders viel Aufmerksamkeit und Bindung

Die zwei zentralen Bedürfnisse aller Mitarbeiter sind momentan eine umfassende Information zur Sachlage sowie die Möglichkeit von Dialog und Austausch. Ein Format, das sich aktuell besonders bewährt, sind kurze, regelmäßige Updates in Form einer Live-Ansprache durch CEO oder Geschäftsführung mit anschließendem Austausch via Chat. Dabei sollte der gesamte Prozess transparent gestaltet werden und jede einzelne Frage, wenn nicht live, dann aber im Nachgang und für alle einsehbar, beantwortet werden. Beachten Sie, dass Mitarbeiter sehr unterschiedlich auf die momentane Situation reagieren und nehmen Sie alle Fragen und Besorgnisse ernst – und begründen Sie auch Entscheidungen, die Sie für selbsterklärend halten.

Darüber hinaus eignen sich kurze Selfmade-Videos (maximal 1:30 Minuten) für die direkte Ansprache vieler Menschen. Auch diese werden stärker denn je aufgerufen. Der Grund dafür liegt auf der Hand: beide Formate sind sehr authentisch und nahbar. Gerade in einer so außergewöhnlichen Situation, die sehr schnelllebig und eng verbunden ist mit persönlichen Befindlichkeiten, ist es wichtig, schnell, empathisch und authentisch zu kommunizieren – und nicht zu warten, um in Hochglanz-Qualität abzuliefern.

Für die emotionale, persönlichere Kommunikation eignen sich Home-Stories von Kollegen oder aus der Produktion: Kollegen, die sich dazu äußern, wie ihr neuer Alltag aussieht und die vielleicht auch Lösungsvorschläge haben, wie man sich im Homeoffice besonders gut organisieren kann, wie man die Kinder beschäftigt, wie man sich eine Maske selber baut und vieles mehr. Zeigen Sie echte Menschen und geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich gegenseitig auszutauschen. Auch einfache Infografiken eignen sich, um Sachverhalte schnell und unmissverständlich zu erklären. Das betrifft beispielsweise die Vorstellung neuer Hygieneregeln im Gebäude. Egal bei welchem Format: Lassen Sie Menschlichkeit, ein bisschen Humor und ein Augenzwinkern zu, wenn es passt. Es ist ein einfaches menschliches Bedürfnis, das in der digitalen Kommunikation mindestens genauso wichtig ist wie in der analogen.

Während die oben genannten Themen eher für die gesamte Unternehmung relevant sind, ist es auf Ebene der Teamleiter besonders wichtig, den normalen Arbeitsablauf und den Kontakt zum Team auch ohne persönlichen Austausch aufrechterhalten zu können. Virtuelle Morgenmeetings eignen sich gut, um aktuelle Themen zu besprechen und die Woche zu planen. Ergänzt werden sollten diese im Bedarfsfall mit Telefonaten oder Videocalls in kleinen Gruppen oder zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Auch hier sollten nette Abwechslungen und ein zwischenmenschlicher Austausch nicht zu kurz kommen. So können sich einzelne Mitarbeiter zum Lunch per Videocall verabreden und gemeinsam kochen – oder witzige Challenges gestartet werden (Wer hat die hässlichste Kaffeetasse, Wer gestaltet das außergewöhnlichste Osterei?).

Was wird auch nach der Krise bleiben?

Eines steht fest: Auch wenn es vorbei ist – ist es nicht vorbei. Interne Kommunikation war schon immer relevant, einigen Unternehmen wurde oder wird es nur in der Krise besonders vor Augen geführt. Fakt ist, die interne Kommunikation war noch nie so anerkannt, geschätzt und vor allem wichtig wie heute. Insgesamt wird interne Kommunikation noch digitaler, schneller, transparenter und zielgruppengenauer werden.

Sie wollen dabei sein und Ihre interne Kommunikation neu aufsetzen bzw. optimieren? Wir beraten Sie gern. Melden Sie sich dafür einfach mit einer kurzen Nachricht an mail@goos-communication.com oder rufen Sie uns direkt an: +49 (40) 284 17 87-0.