Messen in der Unternehmens­kommunikation nutzen

Vor der Messe ist nach der Messe. Wer jemals eine Messe geplant hat weiß, wie viel Arbeit damit verbunden ist. Kein Wunder also, dass die begleitende Kommunikation vielfach schlichtweg untergeht. Damit ist leider aber auch eine zentrale Chance vertan, Ihr Unternehmen einem breiteren Publikum vorzustellen und mehr Reichweite zu erzielen. Strategische Kommunikationsarbeit zur Messe ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Dieser Part sollte nicht deshalb darunter leiden, weil das Arbeitsaufkommen im Vorfeld einer Veranstaltung besonders hoch ist. Deswegen:

Die langfristige Planung: Gute Vorbereitung ist alles

So wie Sie dafür sorgen, dass der Messestand rechtzeitig fertig ist, setzen Sie auch die Kommunikationsarbeit auf die Agenda. Überlegen Sie sich ein Konzept, wie Sie die Kommunikation im Umfeld der Messe gestalten wollen. Setzen Sie einen klaren Fokus. Stellen Sie sich die wichtigsten Fragen: Was wollen wir wem erzählen? Welche Kanäle wollen wir bespielen? Was brauchen wir dafür? Wollen wir nur Bilder einsetzen oder auch Bewegtbild nutzen?

Verteilen Sie die Aufgaben – am besten mit einem detaillierten Zeitplan – innerhalb des Teams und legen Sie die Verantwortlichkeiten fest. Schon bei der Planung gilt es, die Ressourcen zu beachten. Eine umfassende Berichterstattung – insbesondere vor Ort – kostet Zeit. Deshalb gilt, wenn Sie nur wenig Personal einplanen können, bespielen Sie lieber weniger Kanäle – diese aber richtig. Alternativ lagern Sie das Projekt bei Bedarf komplett an eine Kommunikationsagentur aus oder lassen sich punktuell unterstützen.

Erzählen Sie eine Geschichte: Inhalte definieren

In der Regel werden auf Messen neue Produkte oder Services präsentiert. Überlegen Sie sich, welche Sie davon besonders in Szene setzen wollen. Die Geschichte sollte aus einem Guss sein und einer Storyline folgen, damit alles einen roten Faden hat und zusammenpasst. Und selbst wenn Sie keine große Produktinnovation vorstellen – auch kleine Neuheiten funktionieren. Oder besetzen Sie einfach mit bestehenden Produkten ein aktuelles Trendthema. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Machen Sie Kunden und Presse neugierig

Lassen Sie Kunden, Journalisten und vielleicht auch interessierte Bewerber wissen, dass Sie auf der Messe sind und teasern Sie an, was es zu sehen gibt – ohne dabei zu viel zu verraten. Schließlich wollen Sie ja, dass man Sie vor Ort besucht. Nutzen Sie dafür alle Kanäle, die Ihnen zur Verfügung stehen. Angefangen von der Mail-Signatur und Ihrer Website über Newsletter bis hin zu Kundenmagazinen. Auch Social-Media-Kanäle sollten bereits vorab mit entsprechenden Hinweisen bespielt werden. Und natürlich nicht zu vergessen die klassische Einladung. Des Weiteren empfiehlt es sich auch die Pressevertreter persönlich einzuladen, und die Highlights in Form einer Preview-Pressemitteilung an die Fachmedien zu versenden. Dabei gilt es, die Redaktionsschlüsse zu beachten, die in der Regel mindestens 6-8 Wochen vor Messebeginn liegen. Bereiten Sie im Voraus auch die detaillierten Presseunterlagen vor, die Sie dann auf der Messe verteilen.

Live-Berichterstattung vor Ort

Jetzt laufen einige Sachen parallel – aber dank einer guten Planung und der definierten Verantwortlichkeiten ist das kein Problem. Auf dem Messestand sollte im besten Fall immer ein Mitarbeiter aus der Kommunikationsabteilung oder Ihrer Agentur als Ansprechpartner für Pressevertreter anwesend sein. Er kann die Journalisten durch die Neuheiten führen und  Pressemappen verteilen.

Apropos Pressemappe. Nutzen Sie auch das Angebot der Messegesellschaft: In der Regel können Aussteller Ihre Pressemappen in einem Pressezentrum auslegen. Das sollten Sie unbedingt nutzen, da der Weg von Journalisten auf Messen sehr häufig zunächst ins Pressezentrum führt, um sich dort einen Überblick über das angebotene Pressematerial zu verschaffen. Danach erst besuchen die Medienvertreter die Stände der für sie interessantesten Aussteller. Wer also nicht präsent ist, verpasst schon hier eine große Chance (Presse interzum). Zudem bieten viele Messen auch Presserundgänge an, zu denen Sie sich bewerben können, oder Vorträge, bei denen Sie sich positionieren können.

Für die Social-Media-Kanäle sollte jetzt reichlich Content erstellt werden. Zum einen sollte live berichtet werden, besonders eignen sich zum Beispiel die Story-Funktionen in Facebook und Instagram - und Material gesammelt werden, das auch im Nachgang noch verwendet werden kann. Je nachdem, was Sie planen, müssen Sie das richtige Equipment dabeihaben. Für Video- und Audio-Aufnahmen im Messerummel ist aufgrund der Umgebungsgeräusche ein externes Mikro durchaus sinnvoll. Stellen Sie sicher, dass Sie sich vorab mit Ihrer Ausstattung vertraut machen. Für das Arbeiten mit dem Smartphone sollten Sie unbedingt an ein Ladekabel und eine Powerbank denken.

Wir empfehlen zudem, einen professionellen Fotografen zu engagieren, der an einem Tag den Messestand, Produkte, Mitarbeiter und Stimmungsimpressionen festhält, die Sie im Nachgang für die Presse oder Ihre internen Kanäle nutzen können.

Hilfreiche Apps und Anwendung

• Schnelle Bildoptimierung: Snapseed
• Schneller Videoschnitt: Splice , FilmoraGo
• Videos-Snippets mit Effekt: Boomerang
• GIFs: Giphy
• Große Dateien versenden: WeTransfer, Dropbox

Nach der Messe den perfekten Abschluss finden

In den letzten Tagen ist einiges passiert, was Sie in Schrift und Bild festgehalten haben. Nun gilt es, die Ergebnisse zu sortieren und in einer Pressemitteilung zusammenzufassen. Damit erreichen Sie auch die Medien, die es nicht geschafft haben, persönlich am Messestand vorbei zu schauen. Je nachdem, was auf der Messe gezeigt wurde, sollten Sie der Presse professionell erstelltes, druckfähiges Bildmaterial zur Verfügung stellen. Auch kurze Videomitschnitte können eine Bereicherung für die Presse sein, wenn sie ein Produkt besonders ansprechend oder außergewöhnlich erklären, oder die Impressionen der Messe zusammenfassen. Genau wie Sie die Visitenkarten von Kunden und Partnern nacharbeiten und sich für ihren Besuch bedanken, genau so sollten Sie es auch mit den Journalisten handhaben.

Wenn Sie jetzt das gesammelte Material noch auf Ihrer Website einsetzen, in einem Newsletter und auf Ihren Social-Media-Kanälen sowie in den Kunden- und/oder Mitarbeitermagazinen berichten, können Sie sicher sein, dass Sie für die größtmögliche Aufmerksamkeit gesorgt haben.

Wir empfehlen zudem, in den Wochen nach der Messe, eine intensive Medienbeobachtung, um die erschienene Berichte zu dokumentieren.

Sie sehen also, es gibt eine Menge Möglichkeiten, sich im Umfeld der Messen zu präsentieren. Probieren Sie es einfach das nächste Mal aus.