Veranstaltungen und Messen: umdenken statt absagen!

Sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation von Unternehmen ist es wichtig, sich persönlich auszutauschen, zu netzwerken, das Wir-Gefühl zu stärken und eine direkte Teilhabe am Geschehen zu ermöglichen. Dies alles sind Elemente, die Live-Events und Messen wie die imm cologne ausmachen, die allerdings Corona bedingt derzeit nicht stattfinden können. Bei reinen Online-Formaten, die vielleicht als Alternative der ersten Wahl in den Sinn kommen, können die genannten Punkte schlichtweg zu kurz kommen. Denn wenn diese ausschließlich aufgezeichnet zur Verfügung gestellt werden, entfallen viele der eingangs aufgeführten Benefits. Aus diesem Grund wurden zahlreiche klassische Kunden- und Branchenveranstaltungen abgesagt oder verschoben, obwohl es erfolgsversprechende Alternativen gibt: die hybriden Events. Wie Messen und Events digital veranstaltet beziehungsweise verlängert werden können und welche Vorteile die hybriden Konzepte haben, erfahren Sie in diesem Praxistipp.

Was sind hybride Events?

Ein hybrides Event ist eine klassische, real stattfindende Veranstaltung, die durch digitale Technologien virtuell erweitert wird. Diese Erweiterung kann beispielsweise einen Live-Stream, Social Media, mobile Applikationen oder Location Based Services beinhalten. Die Verknüpfung des real stattfindenden Events mit digitalen Kommunikationskanälen ermöglicht den Zugang auch für externe Teilnehmer sowie eine direkte Interaktion in Echtzeit. Außerdem können die verbreiteten Inhalte gespeichert und weiterverarbeitet werden. Zusätzlich kann der erstellte Content mit nur wenigen Klicks über die Social-Media-Kanäle geteilt werden. Ein hybrides Event kann in der jetzigen Situation eine perfekte Alternative zu Kongressen oder Messen sein, die aufgrund der notwendigen Beschränkungen der Besucherzahlen nicht veranstaltet werden können. Doch auch wenn diese - hoffentlich bald - wieder stattfinden, sollten sie weiterhin digital verlängert werden. Der Aufwand ist verhältnismäßig gering und die Inhalte können noch breiter gestreut und zeitlich erweitert werden.

Vorteile von hybriden Events:

1. Positive Außenwahrnehmung

   Unternehmen, die neue Gegebenheiten als Anlass nehmen, innovative Ideen und Konzepte zu entwickeln und neue Wege zu gehen, sind gerade in Krisenzeiten wichtig. Anstatt Veranstaltungen abzusagen, sollten positive Signale an Kunden und Mitarbeiter gesendet werden. Mithilfe von zukunftsorientierten Alternativen können sich Unternehmen flexibel und kreativ positionieren.  

2. Unabhängigkeit von Ort und Größe der Veranstaltung

   Ein gut geplantes und strukturiertes hybrides Event kann die Teilnehmer auch trotz einer örtlichen Distanz miteinander verbinden: Diese können von jedem Standort aus zugeschaltet werden. Darüber hinaus ist die Anzahl der beteiligten Personen nicht begrenzt. Im Gegensatz zu einer Vor-Ort stattfindenden Veranstaltung spielt die Teilnehmeranzahl bei der digitalen Version in Bezug auf Planung und Durchführung keine Rolle.

3. Interaktionsmöglichkeiten

   Ob digital oder physisch, erfolgreiche Events müssen abwechslungsreich und interaktiv sein. Finden sie digital statt, ist die Benutzerfreundlichkeit einer der wichtigsten Punkte. Ebenso möchten die Teilnehmer in Echtzeit in die Veranstaltung involviert werden. Für eine Live-Kommunikation steht zum Beispiel die Chatfunktion zur Verfügung. Diese kann in den Stream eingespielt werden und der Moderator des Events hat die Möglichkeit, direkt Fragen aufzugreifen und sie sofort zu beantworten. Ebenfalls können Umfragen verschickt werden oder ein Quiz stattfinden. Die dazugehörigen Antworten kann jeder Teilnehmer in Echtzeit via Smartphone an den Veranstalter senden.

   Auch für die Pausengestaltung gibt es zahlreiche interaktive Möglichkeiten. Zum Beispiel können sich die Teilnehmer per Videochat untereinander austauschen. Ist dies nicht gewünscht, kann in einem Chat auch per Avatar der Kontakt zu den anderen Teilnehmern aufgenommen werden.

   Ein tolles Ad-On für virtuelle Events sind analoge Aktionen. Beispielsweise kann der Veranstalter im Vorfeld Päckchen mit Snacks für die Pause, Merchandise, Produktproben oder weiteren Artikeln, passend zum Motto des Events versenden.

4. Einsparung von Kosten

   Ein letzter und nicht unerheblicher Vorteil von hybriden Events ist die Einsparung von Kosten. Beispielsweise können Ausgaben für An- und Abreise der Teilnehmer sowie die Übernachtung wegfallen. Auch die Kosten für das Catering, die Miete großer Veranstaltungsräume und des Technikequipments für Veranstaltungsbühnen können eingespart werden. Hier ist lediglich Budget für eine Technik notwendig, die eine hochwertige Übertragung des Events garantiert. Außerdem wird für die Umsetzung der Veranstaltung nicht zwangsweise eine Eventagentur benötigt. Wichtig sind eher die Planung, Koordination und der technische Support sowie die Datensicherheit.

Wie könnte eine hybride Veranstaltung für die Möbelbranche aussehen?

Ein Beispiel für ein hybrides Event sind die am 17. September 2020 stattfindenden INSIDE-Seller-Days. Hierbei handelt es sich um eine interaktive Veranstaltung, in der die analog stattfindende Messe mit digitaler Technologie verbunden wird. Neben einer Online-Plattform, die das Highlight-Sortiment der Händler aufzeigt und einen schnellen Überblick für Industrie und Handel bietet, findet ein Event statt, welches live aus dem Studio gesendet wird. Dieses enthält sowohl eine Vor-Ort-Berichterstattung der Messe als auch Interviews und Diskussionsrunden mit ausgewählten Gästen. Per Live-Chat können Besucher des Messestands direkt angesprochen, Kontakte vertieft und Fragen beantwortet werden – auch per Video. Nach dem Start des Events am 17.09. steht die Content-Plattform für circa zwei Wochen online zur Verfügung. Organisatoren sind der Inside Verlag, der zusammen mit dem Partner 3c Creative Communication Concepts die Plattform in den letzten Wochen aus dem Boden gestampft hat.

Sie überlegen selbst, ob und in welcher Form hybride Events für Sie Sinn machen? Dann lassen Sie uns gerne sprechen. Denn wir können Sie bei der Suche nach relevanten Plattformen unterstützen, strategische Konzepte für Sie entwerfen und Ihnen bei der Zusammenstellung des Contents behilflich sein. Kontaktieren Sie uns per Mail mit einer Nachricht an Yvonne Deters (y.deters@goos.communication.com) und Florian Goos (f.goos@goos-communication.com) oder rufen Sie uns direkt an: +49 (40) 284 17 87-0. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!