Vom Telefon bis zur Workstation: wir sind bestens gerüstet für hybrides Arbeiten

Seit rund zwei Jahren leben wir in außerordentlichen Zeiten, die viele Bereiche des Lebens betreffen. Auch die Arbeit. Schon im April 2020 hieß es bei uns „plötzlich Homeoffice“. Zwischendurch ging es wieder zurück ins Büro, mal in voller Stärke, dann wieder nur mit abgespecktem Team. Kurz: Es ist ein Hin und Her, das nebenbei unsere Zusammenarbeit neu definiert hat. Denn: Damit eine Kommunikationsagentur erfolgreich kommunizieren kann, müssen die Kommunikationskanäle funktionieren – und das eben auch in hybriden Arbeitsmodellen, wie wir sie seit Monaten leben.

Technische Voraussetzungen für hybrides Arbeiten

Damit wir unabhängig von den jeweiligen Rahmenbedingungen für unsere Kunden da sein können, mussten drei Voraussetzungen erfüllt sein: Jeder Mitarbeiter benötigt Notebook und Mobiltelefon/DSL und muss via VPN Zugang zum Server haben, um auf alle Dokumente zugreifen zu können. Mit diesem Setup ging es durch die erste Homeoffice-Phase – und es stellte sich schnell heraus, dass das Mobiltelefon nicht die perfekte Lösung war. Die Kombination aus Festnetz mit Weiterleitung machte manches schwierig: einen Anrufer zu Kollegen durchzustellen zum Beispiel. „Ich hatte schon vorher überlegt, auf Cloud-Telefonie umzustellen. Jetzt war die Zeit gekommen“, so Florian Goos. Die Umstellung erfolgte Anfang Februar 2022 und hat sich nach ein paar kleinen Anfangsruckeleien als Glücksgriff erwiesen. „Festnetz und Mobilfunk verschmelzen in der Cloud – jetzt hat jeder Mitarbeiter seine Rufnummer und kann diese nutzen, egal wo er ist. Man ist also auch mobil irgendwo in Deutschland oder der Welt unter der Hamburger Vorwahl erreichbar und kann auch anderen Ortes derselben bekannten Vorwahl Kunden anrufen. So stellen wir sicher, dass wir für Kunden und Partner ortsungebunden kompetent und mit der gewohnten Erreichbarkeit da sein können.“ Schon vorher war auf den Rechnern Office 365 installiert. Outlook und Teams sind fester Bestandteil des Betriebssystems – und über Teams läuft nun auch die Cloudtelefonie. Das hat Vorteile, die über eine problemlose, flexible Kommunikation hinausgehen: Die Verknüpfung der verschiedenen Apps sorgt zum Beispiel dafür, dass man sieht, wann jemand beschäftigt ist und wann er wieder erreichbar ist. Zwischen den Teams-Nutzern ist telefonieren kostenfrei. Und: verschiedene benötigte Bausteine können hinzugekauft und innerhalb kurzer Zeit wieder gekündigt werden. „Das gibt uns die Flexibilität, die wir als kleine dynamische Agentur benötigen“, sagt Florian Goos.

Keine Technik der Welt ersetzt das Miteinander

Hybrides, ortsunabhängiges Arbeiten ist nun also technisch möglich und es hat erhebliche Vorteile: Dass sie nun „endlich Jogginghose bei der Arbeit tragen kann“, sagt zum Beispiel Stefanie Krüger mit einem Augenzwinkern. Wichtiger ist ihr ein anderer Punkt: „Ich kann die Arbeit flexibler gestalten, was für mich und meine Familie von Vorteil ist. Mal schon vor 8 Uhr anzufangen oder am freien Nachmittag noch eine kurze Schicht einzulegen, ist nun alles möglich.“ Unsere Juniorin Merle Koch findet wiederum die Teams-Telefonie den alten Telefonanlagen deutlich überlegen: „Man muss nicht mehr an die Rufumleitung denken, wenn man nicht im Büro ist. Gleichzeitig ist man auch zuhause sowohl mit den Kunden als auch untereinander gut verbunden.“ Auch die Chatfunktion nutzt Merle Koch gerne. Dass wir uns trotzdem darauf geeinigt haben, einen gemeinsamen Präsenztag beizubehalten, hat einen anderen Grund: Wenn man nur im Homeoffice sitzt, fehlt das Miteinander. Für gute Teamarbeit ist der persönliche Austausch von Auge zu Auge ein entscheidender Faktor – und so haben wir immer dienstags Gelegenheit zum kurzen Talk am Küchentresen oder zum gemeinsamen Lunch. Und hoffentlich wird das auch bald wieder mehr: Wir vermissen nämlich auch unser Lunch & Learn und das ein oder andere After-Work-Getränk!