E-Mail-Marketing, Teil 2: Wissenswertes zum Versand

Im letzten Praxistipp haben wir ein kleines Loblied auf den Newsletter verfasst. Auch in Zeiten von Whatsapp, Instagram und Twitter bleibt er ein probates Mittel, um Kundenbeziehungen aufzubauen und zu vertiefen. Oder, wie es Marketingexperte Erik Harbison ausdrückt: “Wenn Social Media die gut besuchte Cocktailparty ist, ist E-Mail-Marketing das gemeinsame Kaffeetrinken.”

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Im ersten Teil unseres Praxistipps haben wir erläutert, wie man den Kaffee aufbrüht. Dieses Mal geht es darum, wie man ihn serviert – um den Versand also. Los geht’s:

7. Auf den Zeitpunkt kommt es an

Es gibt gute Zeiten und schlechte Zeiten. Und zwar nicht nur im TV, sondern auch beim Versand. Ein paar Grundsatzregeln lauten: Versenden Sie Ihren Newsletter nicht am Wochenende – sonst läuft er Gefahr, gemeinsam mit 48 anderen Kollegen am Montagmorgen ungelesen im virtuellen Papierkorb zu landen. Nach 17:00 Uhr ist auch schlecht, da weniger Leute zu diesen Zeiten arbeiten. Keine guten Tage sind Montag und Freitag. Am Montag ist meist viel zu erledigen. Am Freitag sind die Gedanken schon im Wochenende und viele gehen früher nach Hause. Soweit die allgemeinen Tipps. Ansonsten hat jedes Unternehmen unterschiedliche Zielgruppen. Einen „richtigen Zeitpunkt“ zu definieren, ist daher wenig sinnvoll. Der einfachste Weg festzustellen, wann der richtige Zeitpunkt für Ihr Unternehmen ist, ist testen, testen und nochmals testen. Nur so können Sie herausfinden, wann Ihr Newsletter die höchste Öffnungs- bzw. Klickrate hat.

8. Responsive Design: Gestaltung, die mitdenkt

E-Mails werden überall gelesen. Im Büro, im Schlafzimmer, in der U-Bahn. Der Ort ist natürlich nicht entscheidend für die Gestaltung, wohl aber sind es die Geräte, mit denen E-Mails abgerufen werden. Früher war das einfach: Da gab es nur den stationären Rechner. Kurz darauf kamen Laptops und es dauerte auch nicht mehr lange, bis die elektronische Post auf dem Mobiltelefon zu lesen war. Heute ist die Liste noch länger geworden: Smartphones, Tablets, vernetzte Uhren. Was sagt uns das für die Gestaltung der Mail? Sie muss responsiv sein, sich also dem jeweiligen Endgerät anpassen. Responsive Design – das bedeutet, dass E-Mails auch auf dem Smartphone korrekt angezeigt werden und gut leserlich sind. Links sollten nicht zu knapp nebeneinander gesetzt werden, damit falsche Klicks auf dem kleinen Display vermieden werden können. Stellen Sie sicher, dass Fotos in guter Qualität und richtiger Größe verwendet werden. Für die meisten Anbieter von Newsletter-Software und für die meisten Programmierer von Stand-Alone-Lösungen ist das selbstverständlich. Trotzdem sollte sichergestellt werden, dass dieser Programmierungsaufwand im Angebot enthalten ist.

9. Testen, testen, testen

Hatten wir oben schon, und diesen Punkt kann man nicht oft genug erwähnen. Testen ist das Wichtigste. Nur so lernt man, was man besser machen könnte. Nur so vermeidet man Fehler. Es gibt nichts ärgerlicheres, als eine Mail an eine große Menge an Leute zu versenden und erst nachdem der Knopf gedrückt wurde, festzustellen, dass man Newslätter mit „ä“ geschrieben oder einen anderen, vielleicht gravierenderen Fehler gemacht hat. Daher kann der Newsletter vor dem Versand gar nicht oft genug getestet werden. Lassen Sie ihre Kollegen den Inhalt auf Rechtschreibfehler überprüfen und senden Sie Testmails an unterschiedliche Mail Adressen – was unsere Software zum Beispiel automatisch so macht. Der „richtige“ Anbieter kann einem also schon viel abnehmen. Nur durch Tests lassen sich Fehler vermeiden und Sie können sicher sein, dass der Newsletter korrekt angezeigt wird – und zwar auch auf ungewöhnlicheren Endgeräten. Apropos richtige Anbieter: CleverReach oder MailChimp sind zwei Unternehmen, die wir empfehlen können, weil wir Erfahrungen mit ihnen gesammelt haben. Es gibt natürlich noch eine Handvoll mehr, die ähnliche Leistungen anbieten. Die meisten bieten auch Newsletter-Templates, die die Gestaltung vereinfachen. Hier ist aber eine selbstprogrammierte Variante vorzugswürdig: Sie ist individueller und weniger austauschbar. Ach, und wenn es irgendwie möglich ist, investieren Sie ein wenig Geld in den Anbieter: Umsonstlösungen sind oft mit Werbeeinblendungen versehen – für einen professionellen Newsletter ist das nicht schön.

10. Möglichkeit zum Abmelden

Deutschland ist Datenschützerland. Die europäische Datenschutz-Grundverordnung und eine Reihe weiterer Regeln müssen im Umgang mit den Daten, die im Zusammenhang mit Ihrem Newsletter stehen, unbedingt Beachtung finden. Zum Beispiel die Abmeldung: Auch wenn niemand will, dass sich ein Kontakt von seinem Newsletter abmeldet, so ist es dennoch unerlässlich, die Möglichkeit dazu anzubieten. Das sollte für Ihren Kontakt so einfach wie möglich gemacht werden, ohne dass er lange danach suchen muss. Sonst besteht die Gefahr, dass ihre Mail als Spam markiert wird oder sie im ungünstigsten Fall bußgeldpflichtig werden. Das sollte auf jeden Fall verhindert werden. Und um die Abmelderate so gering wie möglich zu halten, müssen Sie nur eins tun: einen interessanten, zielgruppengerechten Newsletter mit Mehrwert zu verfassen (siehe Teil 1 unseres Praxistipps).

Und zu guter Letzt:

… ist der Newsletter versendet, kann auf jedem Gerät gelesen werden, ist interessant und super. Finden zumindest Sie und Ihre Mitarbeiter. Aber was ist mit dem Empfänger? Am Schluss steht, wie so oft im Marketing, die Analyse. Sehen Sie sich die Öffnungs- und Klickraten genau an. Nur so können Sie die Strategie verbessern. Bei einer niedrigen Öffnungsrate könnte es zum Beispiel der Betreff sein, der die potenziellen Leser nicht packt. Sinkt hingegen die Klickrate, sollten Sie Inhalt und Angebote überarbeiten. Laufende Analyse, ständige Anpassungen – so haben Sie am Ende den perfekten Newsletter. Und sollte Ihnen für das Thema im täglichen Geschäft zu wenig Zeit bleiben – sprechen Sie uns gerne an. Wir bieten Ihnen von der Konzeption bis hin zum Versand Expertenwissen und unterstützen auch Sie gern bei diesem Projekt!