Presse-Events: Planung macht den Meister

„Tue Gutes und rede darüber“ lautet einer der Leitsprüche der PR. Und ausnahmsweise tun wir das an dieser Stelle über uns – und nicht nur über unsere Kunden. 

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Erste Schritte
Anlässlich der Küchenmeile A30 organisieren wir seit einigen Jahren die „GRASS Guided Press Tour“. Ein Presse-Event, das mittlerweile Tradition hat – und unserem Kunden eine Reihe von qualitativ hochwertigen Artikeln beschert hat. Wie viele Schritte bei der Umsetzung eines erfolgreichen Presse-Events notwendig sind, zeigen wir Ihnen in diesem Praxistipp.

Journalisten für ein Produkt oder Thema zu begeistern, ist nicht immer einfach. Die Vorteile der eigenen Produkte oder Leistungen gehen in der Menge an Pressemitteilungen oftmals unter. Ein Presse-Event kann hier das Mittel der Wahl sein, um Interesse zu wecken und Medienvertretern vertiefte Informationen mit auf den Weg zu geben. Damit ein Presse-Event erfolgreich ist und den gewünschten Effekt erzielt, sind eine Vielzahl an einzelnen Schritten zu beachten, die allesamt einen gemeinsamen Ausgangspunkt haben:

Der richtige Anlass
Idealerweise hat Ihr Unternehmen das Perpetuum Mobile erfunden. Oder Sie haben eine neue Dienstleistung am Start, mit der Sie die Menschheit einen großen Schritt voranbringen. Oder, um es nicht ganz so hoch aufzuhängen, Sie haben einfach ein neues Produkt, das es so noch nicht auf dem Markt gibt. Damit haben Sie einen sinnvollen Anlass für ein Presse-Event. Unser Kunde GRASS zum Beispiel entwickelt regelmäßig spannende Innovationen für Bewegungs-Systeme. Die Herausforderung für das Unternehmen: Die Auszugs-Systeme, Scharniere oder Schubkästen spielen im Innenleben von Küchen eine wichtige Rolle, sind nach außen aber kaum sichtbar. Fachjournalisten kennen ihre Vorzüge. Aber wie kann GRASS Endkundenmedien erreichen und damit Verbraucher auch für das Thema Bewegung im Möbel begeistern? Ein Presse-Event bietet Unternehmen wie GRASS hier interessante Möglichkeiten. Bevor es aber an die konkrete Planung gehen kann, steht erst einmal eines an:

Das Ziel festlegen
Der erste Schritt sollte ein strategischer sein: also ermitteln, was das Ziel des Events sein soll. Stellen Sie sich zunächst die Frage: Was möchte ich genau kommunizieren? Welches Produkt, welche Dienstleistung? Welche Medien wollen Sie erreichen? Welche Journalisten sollten Sie dazu ansprechen? Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie überlegen, wie Sie es schaffen, diese Ziele zu erreichen. Im Falle von GRASS stand an dieser Stelle das Ziel, die hohe Qualität und Eleganz der Bewegungs-Systeme sowohl der Fach- als auch der Publikumspresse näher zu bringen. Um dieses Ziel zu erreichen, mussten GRASS und wir als Agentur zunächst:

Einen Rahmen setzen
Welchen Rahmen benötige ich, um meine Arbeit in notwendigem Umfang und gebotener Kürze zu präsentieren? Im Fall von GRASS bot es sich an, ein Event im Rahmen der Küchenmeile A30 zu veranstalten. Diese Wahl hatte mehrere Gründe: Die Presse ist bei dieser dezentralen Messe in der Möbelregion Ostwestfalen ohnehin vor Ort. Mit der Idee, eine Tour zu veranstalten, bei der verschiedene Hersteller besucht werden, erleichtert man den Journalisten einerseits die Arbeit: Sie müssen nicht mehr selbst von Aussteller zu Aussteller fahren. Andererseits werden die Produkte so in dem Zusammenhang präsentiert, in dem sie auch genutzt werden. Den Pressevertretern wird so ein emotionaler Zugang zu einem erklärungsbedürftigen Produkt ermöglicht. Und um es noch griffiger zu machen, geben Sie dem Ganzen:

Ein unverwechselbares Thema
Im Fall der GRASS Guided Press Tour lautete das Motto „Masterpieces 2017: individuell und smart“. Das passte hier perfekt, denn es bezog sowohl die besuchten Hersteller als auch die Produkte von GRASS mit ein. Außerdem versprach es den Journalisten, die wichtigen Küchentrends für 2017/18 näher zu bringen – auch weit über die Bewegungs-Systeme hinaus. Welches Motto gewählt wird, ist natürlich immer vom Einzelfall abhängig. Man sollte darauf achten, dass es griffig ist und zu den gezeigten Produkten passt. Dieses Thema begleitet das Event. Bei der genannten Pressetour gab es bei jedem Hersteller Präsentationen dazu – und auf der Busfahrt zwischen den einzelnen Orten Kurzvorträge unterschiedlicher Redner. Was man an dieser gar nicht mal so einfachen Choreographie sehen kann, ist eines:

Gute Planung ist das A und O
Das Budget, die Taktung, der Ablauf des Events – das ist nur ein Teil der Fragen, die vorab genauestens geplant sein müssen. Sie benötigen einen roten Faden, damit nichts schief geht. Wie lange soll das Event gehen? Werden Hotelzimmer benötigt? Welches Restaurant besuchen wir am Abend? Wie kann ich den Journalisten medialen Mehrwert bieten (also Informationen, die über die Präsentationen hinausgehen)? Wen lade ich ein? Wie gestalte ich die Einladung? Wer begleitet das Presse-Event und sorgt dafür, dass Zeitpläne eingehalten werden? Wer koordiniert die unterschiedlichen Beteiligten? Gute Event-Planung erfordert Routine, Erfahrung und eine Prise Pedanterie. Ungenauigkeiten und Laissez-Faire-Denken können sich schnell rächen. Wenn man das alles berücksichtigt, kann man am Ende freuen, über:

Nachhaltige Kontakte und Berichterstattung!
Darum geht es doch schließlich am Ende. Die Journalistinnen und Journalisten bekommen nicht nur einen direkten Draht zu den Unternehmen, sondern zahlreiche Inhalte und Inspirationen für ihre Artikel. Die Unternehmen steigern via Berichterstattung ihren Bekanntheitsgrad. Bei der GRASS Guided Press Tour war das Ergebnis hervorragend: Die Branchendienste berichteten und mit einer Doppelseite im Frankfurter Allgemeine Magazin erreichte GRASS sogar die Welt der Publikumspresse. Ein schöner Erfolg für das Unternehmen – und natürlich auch für uns. Sollten Sie Unterstützung für Ihr Event benötigen, melden Sie sich gerne.

Ansprechpartnerin: Marieke Weller